فهرست مطالب
در گفتگو اول کتاب کلیات برنامهریزی و مدیریت زمان که از دوره آموزشی ویدیویی پیام بهرامپور با همکاری ChatGPT ساخته شد، درباره مدیریت زمان و فکرهای اشتباه درباره مدیریت زمان صحبت کردیم. متوجه شدیم که در زمانهایی که نیاز به خلاقیت و نوآوری داریم میتوانیم در شروع کار قورباغه را قورت ندهیم و کارها را هوشمندانه به تعویق بیندازیم. بررسی کردیم که با توجه به اینکه به همه کارهایمان نمیرسیم، بهتر است تمرکز خود را روی انجام مهمترین کارها بگذاریم و در این گفتگو به طور کامل ماتریس آیزنهاور را بررسی کردیم. اکنون ادامه گفتگو.
User
لیست برنامهریزی شامل چه چیزهایی است؟
در لیست برنامهها نباید پروژهها را بنویسیم. پروژه یعنی کاری که بیش از یک وظیفه را شامل میشود. مثلا نظافت خانه یک پروژه کاری به حساب میآید، که شامل چندین وظیقه است مانند: ظرف شستن، طی کشیدن آشپرخانه، جارو کردن حال و اتاقها و … است. پس یک پروژه کاری را به کارهای با اجزای کوچکتر تقسیم کنیم (گانت چارت (Gantt chart)، (WBS)).
با گانت چارت گامها سادهتر میشوند، اهداف دقیقتر و قابل فهم میشوند، مسئولیتها مشخص میشود که چه کارهایی را باید انجام دهیم و زمان و انرژی را میتوانیم تخمین بزنیم و محاسبه کنیم. پس به گفته پیام بهرامپور اهداف را لقمه لقمه کنیم و یک پروژه بزرگ و اصلی را تا میتوانیم به کارهای کوچک و اجزا کوچکتر تقسیم کنیم. کارهایی را در لیست برنامهریزی قرار دهیم که نه خیلی کوچک باشد مانند تماس گرفتن با خانه، مسواک زدن، و نه خیلی بزرگ که باعث شود تسلیم شویم و مسیر رسیدن به اهداف خود را ادامه ندهیم. باید در نهایت، ارتباط بین کارها را پیدا کنیم و کارها را به ترتیب، در پروژه اصلی انجام دهیم تا بهاتمام برسد. دقت کنیم برای گانت چارت یک پروژه معمولی در زندگی روزمره بیش از 50 کار ننویسیم تا گانت چارت ما شلوغ نشود. نکته دیگر برای پروژه اصلی خود، جایهای خالی قرار دهیم (حدود 10 تا 20 درصد) که اگر وقت کردیم آن کارها را هم انجام دهیم. دقت کنیم گانت چارتهای ما نیاز دارد دائما چک شود و آنها را بهروز رسانی کنیم.
لطفا چند پروژه کاری را مثال بزنید و برای هر کدام به طور دقیق گانت چارت (WBS) آنها را بنویسید.
ChatGPT
متوجه میشوم که شما میخواهید چند پروژه کاری را مثال بزنید و برای هر کدام گانت چارت (WBS) را بنویسید. در ادامه، چند مثال از پروژههای کاری را ارائه خواهم داد و به طور خلاصه برای هر کدام گانت چارت را توضیح میدهم:
پروژه: برگزاری یک کنفرانس
گانت چارت (WBS) :
برنامهریزی کنفرانس
انتخاب محل برگزاری و رزرو سالن
جذب سخنرانان و متخصصان
تدارک تجهیزات صوتی و تصویری
طراحی و چاپ متن و محتوای کنفرانس
تبلیغات و بازاریابی برای جذب شرکتکنندگان
مدیریت ثبتنام و مستندسازی
هماهنگی و مدیریت روز کنفرانس
پروژه: تولید یک ویدیو تبلیغاتی
گانت چارت (WBS) :
ایدهپردازی و نوشتن داستان و سناریو
برنامهریزی فنی و انتخاب مکانها برای فیلمبرداری
فیلمبرداری صحنهها و فیلمبرداری فیلمهای آماده
ویرایش و تدوین فیلمها
افزودن موسیقی و صداهای زمینه
طراحی و افزودن افکتها و گرافیکهای ویژه
تدوین ویدیوی نهایی و آمادهسازی برای انتشار
پروژه: راهاندازی یک فروشگاه آنلاین
گانت چارت (WBS) :
تحقیق و بررسی بازار و تعیین نیازمندیها
انتخاب و طراحی سایت فروشگاهی
تدوین و آمادهسازی محتوا (تصاویر، توضیحات محصولات و غیره)
تنظیم درگاه پرداخت و راهاندازی سیستم پرداخت آنلاین
تامین و مدیریت موجودی محصولات
تبلیغات و بازاریابی آنلاین برای جذب مشتریان
مدیریت سفارشات، بستهبندی و ارسال محصولات
گانت چارتهایی که برای هر کدام از مثالهای بالا ارائه شد، بسیار خلاصه بود و در عمل، گانت چارتها ممکن است شامل بیشترین جزئیات و وظایف باشند تا به طور دقیقتر و جامعتر تمامی کارها و اجزا را پوشش دهند.
User
چه کارهایی را باید در اولویت قرار دهیم؟
کارها بر اساس درجه مهم بودن در اولویت قرار میگیرند، یعنی مهمترین کار، اولویت اول را در لیست برنامهریزی ما دارد. اما از کجا بفهمیم که کدام کار مهم است و کدام کار مهم نیست؟ از روی نتایج و تبعات کار می توانیم مهمترین کارهای خود را تشخیص دهیم (یعنی اگر آن کار را انجام دهیم چه چیزی بهدست میآوریم و اگر آن کار را انجام ندهیم چه چیزی را از دست میدهیم.)
به نظر شما به غیر از تبعات و نتایج کارها از چه راههای دیگری میتوانیم تشخیص دهیم که چه کارهایی مهم هستند و میتوانیم آنها را در اولویت قرار دهیم و چه کارهایی مهم نیستند و میتوانیم آنها را در زمان دیگری انجام دهیم یا آنها را حذف کنیم.
ChatGPT
برای تشخیص کارهای مهم و قرار دادن آنها در اولویت، علاوه بر تبعات و نتایج کار، میتوان از روشهای دیگری نیز استفاده کرد. در زیر به برخی از این روشها اشاره میکنم:
مطابقت با اهداف استراتژیک: بررسی اینکه آیا انجام کار موردنظر به دستاوردهای استراتژیک و اهداف بلندمدت سازمان کمک میکند یا خیر. کارهایی که بیشترین تأثیر را بر روی رسیدن به اهداف دارند، باید در اولویت قرار گیرند.
تحلیل پراکندگی نتایج: بررسی اینکه هر کدام از کارها چه تأثیری بر دیگر کارها و پروژهها دارند. کارهایی که تأثیر بیشتر و پراکندگی کمتری را در سایر کارها و پروژهها ایجاد میکنند، معمولاً در اولویت قرار میگیرند.
ماتریس اولویتبندی: استفاده از ماتریسی برای ارزیابی کارها بر اساس دو عامل مهمی که معمولاً در اولویتبندی مورد استفاده قرار میگیرند. این عوامل شامل اهمیت (Importance) و فوریت (Urgency) هستند. با ارزیابی هر کار بر اساس این دو عامل، میتوان آن را در یک چهارچوب قرار داد و کارهایی که در بخش بالا و راست قرار میگیرند (با اهمیت بالا و فوریت بالا) را در اولویت قرار داد.
نیازمندیها و تقاضاهای مشتریان: بررسی نیازمندیها و تقاضاهای مشتریان و اولویتبندی کارها بر اساس اهمیت و تأثیر آنها بر رضایت مشتریان. کارهایی که بیشترین تأثیر را بر رضایت مشتریان دارند، در اولویت قرار میگیرند.
منابع محدود: محدودیتهای منابع مالی، زمانی و انسانی را در نظر گرفته و کارها را بر اساس امکانپذیری و تأمین منابع در اولویت قرار داد.
در نهایت، ترکیبی از این روشها و در نظر گرفتن شرایط و محدودیتهای خاص سازمان و پروژهها میتواند به تعیین اولویت کارها کمک کند. مهم است که در اولویتبندی کارها، هدف اصلی و استراتژی کلی سازمان را در نظر داشته باشید و تصمیمگیری را بر اساس آن انجام دهید.
User
چگونه با الگوی WOOP شانس رسیدن به اهدافمان را بیشتر کنیم؟
مهمترین کار امروزمان چیست؟ چه برنامهای برای انجام آن داریم؟ چه موانعی سر راه ما قرار دارد؟ نتیجه آن کار چیست و قرار است به چه چیزی برسیم؟ الگوی WOOP از دکتر گابریل اوتینگن در انتخاب و برنامهریزی مهمترین کار روزانه به ما کمک میکند. در این الگو پنج دقیقه به خودمان زمان میدهیم و در آرامش و تمرکز مهمترین کار را انتخاب میکنیم و برای آن برنامهریزی می کنیم. حرف اول این الگو، W مخفف کلمه wish به معنی آرزو است. خواسته و آرزوی واقعی ما چیست؟ این آرزو میتواند برای روز آینده، هفته آینده و حتی سال آینده باشد. فقط باید خواسته واقعی خودمان را پیدا کنیم و نه چیزی که دیگران میخواهند و از ما توقع دارند. حرف دوم، O مخفف کلمه outcome به معنی نتیجه است. با رسیدن به آن هدف چه نتیجه بهدست میآوریم و به چه چیزی میرسیم، چه حسی خواهیم داشت و چه جور انسانی خواهیم بود؟ حالا باید آن آرزو و خواسته و نتیجه آن را در ذهن خودمان کاملا واقعی ببینیم، تجربه کنیم و حس کنیم. حرف بعدی هم مجددا O است مخفف کلمه obstacle به معنی موانع. باید در راستای رسیدن به هدفمان مشخص کنیم چه موانعی وجود دارد(موانع درونی و بیرونی) و بعد باید مشخص کنیم چه اقداماتی را باید انجام دهیم که از این موانع عبور کنیم. حرف آخر این الگو، P مخفف کلمه plan به معنی برنامه است، برنامه، نقشه و اقداماتی که برای عبور از موانع باید طراحی کنیم و انجام دهیم. 5 دقیقه زمان بگذاریم تا شانس رسیدن به اهداف خود را با الگو WOOP بیشتر کنیم.
لطفا یک تصویرسازی خلاق انجام دهید (مثالی بزنید) و در ذهن خودتان یک هدف فرضی را در نظر بگیرید و الگوی WOOP را برای آن پیادهسازی کنید و تمام مراحل این الگو را برای هدف فرضی خود انجام دهید و در انتها بررسی کنید که این الگو برای مشخص کردن و برنامهریزی مهمترین کار روزانهتان کافی است یا نیاز به تکنیکها و ابزارهای دیگری دارید.
ChatGPT
Wish (آرزو):
در این مرحله، هدف فرضی خود را مشخص کنید. این باید آرزوی واقعی شما باشد و بر اساس خواستهها و ارزشهای شخصی شما تعیین شود. مثلاً میتواند “وزن کم کردن و حفظ سلامتی بدن” باشد.
Outcome (نتیجه):
تصور کنید که با رسیدن به این هدف، چه نتایجی خواهید داشت و چگونه حس خواهید کرد. مثلاً احساس رضایت، افزایش انرژی، بهبود تندرستی و افزایش اعتماد به نفس.
Obstacle (موانع):
شناسایی موانعی که ممکن است در راه رسیدن به هدفتان قرار داشته باشند. این موانع میتوانند مانعهای داخلی (مانند عادات ناسالم یا نقص در برنامهریزی زمان) و مانعهای خارجی (مانند نیاز به زمان و منابع اضافی) باشند.
Plan (برنامه):
طراحی برنامهای برای عبور از موانع و رسیدن به هدفتان. این برنامه باید قدمهای عملی و مشخصی را شامل شود که بتوانید با پیروی از آنها به هدفتان نزدیک شوید. مثال: برنامهریزی برای تغییر رژیم غذایی و ورزش منظم، مشاوره با یک تغذیهشناس یا استفاده از اپلیکیشنهای تمرین فیزیکی.
با استفاده از این مراحل، میتوانید هدف فرضی خود را تحلیل کنید و برنامهریزی مناسبی برای رسیدن به آن انجام دهید. با تمرین و استفاده مداوم از این الگو، میتوانید مهمترین کار روزانه خود را شناسایی کنید و برنامهریزی لازم را برای آن انجام دهید. البته، هر هدف و وضعیت خاصی نیاز به رویکردها و ابزارهای متفاوتی دارد، بنابراین بهتر است با توجه به شرایط خاص خودتان و با کمک ابزارهای متعددی مانند تکنیکهای مدیریت زمان، نقشهبرداری، و پیشبینی مشکلات، برنامهریزی خود را تکمیل کنید.
User
قانون پارکینسون و مهلت پایان برای انجام کارها
هر کاری به اندازه زمانی که برای آن مشخص میکنیم، میتواند طولانی شود. برای مثال، یک کتاب درسی را میتوانیم در طول یک ترم بخوانیم یا میتوانیم همان کتاب را در عرض یک روز (شب امتحان) بخوانیم و تمام کنیم. کارها یا مهلت پایان دارند مانند امتحانات آخر ترم، پرداخت قبوض. و یا کارها مهلت پایانی ندارند و در آن صورت خودمان باید برای آن کارها مهلت پایانی مشخص کنیم. بهتر است برای کارهای بزرگ خود چندین مهلت پایان بگذاریم برای مثال اگر قرار است یک کتاب بنویسم، برای اتمام هر فصل یک مهلت و زمان پایانی مشخص کنیم.
قانون 80/20
مهمترین کارهای روزانه ما چه کارهایی هستند؟ کارهای کلیدی و پر اهمیتی که طبیعتا تعداد آنها هم خیلی کم است، کدامند؟ کارهای اندک و خیلی مهمی که بیش 80 درصد نتایج را از آنها میگیریم، کدامند؟ قانون 80/20 تقریبا در همه جا کاربرد دارد. 80 درصد پولهای دنیا دست 20 درصد افراد است، 80 درصد فروشهای یک فروشگاه فقط توسط 20 درصد کالاها انجام میشود، 80 درصد ترافیکها در 20 درصد اتوبانها اتفاق میافتد. حالا اگر تمرکز زندگی خودمان را روی همان 20 درصد کارهای پر اهمیتی و اندک قرار دهیم که 80 درصد نتایج را از آنها میگیریم چه اتفاقی میافتد؟ اگر تلاش کنیم بهجای تمرکز روی 80 درصد کارهای کم اهمیت، تمرکز خود را روی 20 درصد کارهای پر اهمیت قرار دهیم و آنها را گسترش دهیم چه اتفاقی میافتد؟ اینجاست که باید تصمیم بگیرم کارهای اقلیت پراهمیت را انجام دهیم یا کارهای اکثریت کم اهمیت را.
قانون پارکینسون و قانون 80/20 را با هم مطالعه کردیم. این دو قانون در مدیریت زمان بسیار میتوانند به ما کمک کنند. لطفا چند قانون معروف و شناخته شده دیگر را که میتوانند در مدیریت زمان و برنامهریزی به ما کمک کنند را بنویسید و به طور کامل توضیح دهید.
ChatGPT
قوانین معروف و شناخته شده در مدیریت زمان و برنامهریزی
در مدیریت زمان و برنامهریزی، علاوه بر قانون پارکینسون و قانون 80/20، میتوانید از قانونهای دیگری نیز استفاده کنید. در ادامه چند قانون معروف و شناخته شده را برای شما معرفی میکنم:
قانون اولویتبندی (Eisenhower Matrix):
این قانون توسط رئیسجمهوری سابق آمریکا، دوایت ایزنهاور معرفی شده است. بر اساس این قانون، وظایف به چهار دسته تقسیم میشوند:
وظایف فوری و مهم :(Do First) وظایفی که باید بلافاصله انجام شوند و برای رسیدن به اهداف اصلی بسیار مهم هستند.
وظایف مهم ولی غیرفوری :(Decide When) وظایفی که مهم هستند، اما مهلت زمانی آنها انعطافپذیر است و میتوان برای آنها برنامهریزی کرد که در چه زمانی آنها را انجام دهیم.
وظایف فوری ولی غیرمهم (Delegate) : وظایفی که بلافاصله باید انجام شوند، اما برای رسیدن به اهداف اصلی کم اهمیت هستند. بهتر است این وظایف را به دیگران واگذار کنیم.
وظایف غیرفوری و غیرمهم :(Delete) وظایفی که نه فوری هستند و نه برای رسیدن به اهداف اصلی ما اهمیت دارند. بهتر است این وظایف را کنار بگذاریم و برای آنها وقت نگذاریم.
قانون 2 دقیقه (Two-Minute Rule):
این قانون توسط دیوید آلن، نویسنده کتاب Getting Things Done مطرح شده است. بر اساس این قانون، هر وظیفهای که میتواند در زمان کمتر از 2 دقیقه انجام شود، باید بلافاصله انجام شود بهجای گذاشتن آن در لیست وظایف. این رویکرد باعث جلوگیری از انباشت وظایف کوچک و تغییر آنها به وظایف بزرگتر میشود.
قانون پومودورو (Pomodoro Technique):
این روش توسط فرانچسکو سیرلو ابداع شده است. بر اساس این روش، زمان را به بازههای کوچکتر تقسیم کرده و بین آنها استراحت کوتاهی قرار میدهید. به عنوان مثال، میتوانید زمان را به بازههای 25 دقیقه تقسیم کنید و بین هر بازه 5 دقیقه استراحت کنید. پس از چند بازه کاری، یک استراحت بلندتر مانند 15-30 دقیقه را نیز در نظر بگیرید. این روش کمک میکند تا تمرکز و بهرهوری در انجام وظایف را افزایش دهید.
قانون 5S:
این قانون اصول مرتبسازی محیط کار را تشریح میکند و توسط رویوئوشی اوئو نیگاکری ابداع شده است. این قانون شامل پنج عبارت ژاپنی است: سورت کردن (Sort)، سیستماتیک کردن (Set in order)، تمیز کردن (Shine)، استانداردسازی ( (Standardize) و عادتسازی (Sustain)است. این قانون به شما کمک میکند محیط کار و منابع خود را بهینهسازی کنید و به طور کلی سازماندهی بهتری در کارهایتان داشته باشید.
قانون 2 دقیقهای برای تمرکز:
این قانون توسط رابین شارما، نویسنده کتاب The 5 AM Club ارائه شده است. بر اساس این قانون، شما میتوانید خود را برای 2 دقیقه متمرکز کنید و در این مدت تمام توجه خود را به وظیفهای که در حال انجام آن هستید بپردازید. این قانون به شما کمک میکند تا تمرکز و توجه خود را بهبود دهید و از پراکندگی و ناکارآمدی جلوگیری کنید.
این قوانین تنها بخشی از روشها و قوانین موجود در مدیریت زمان هستند. شما میتوانید با استفاده از این قوانین و روشها، بهترین روش برنامهریزی و مدیریت زمان را برای خودتان پیدا کنید و آن را با تجربه و تطبیق با شرایط خاص خودتان بهبود دهید.
