فهرست مطالب
امروز درباره دوره آموزشی ویدیویی برنامه‌ریزی و مدیریت زمان از پیام بهرام‌پور با هم گفتگو می‌کنیم. من کلیپ‌های آموزشی را با دقت می‌بینم و سوالاتی را در همین موضوع از شما می‌پرسم. مجموع گفتگوهای من و شما، می‌شود یک کتاب جدید. (کتاب کلیات برنامه‌ریزی و مدیریت زمان)
مدیریت زمان چیست؟
در مدیریت زمان یاد می‌گیریم که چطور زمان خود را به‌درستی بودجه بندی کنیم تا بتوانیم بهترین استفاده را از آن ببریم و زمان آینده را به لحظه حال بیاوریم. یاد می‌گیریم که کارهایی انجام دهیم که به آینده دلخواه خود برسیم.
انسان‌های که مدیریت زمان را به‌درستی انجام می‌دهند، آرامش بیشتری نسبت به دیگران دارند، احتمال رسیدن این افراد به اهدافشان خیلی زیاد است، حال دلشان خوب است، از امکاناتی که در اختیارشان هست به‌خوبی استفاده می‌کنند، ذهن خلاق‌تری دارند، سراغ کارهای مهم می‌روند و هزاران فایده دیگر.
به گفته پیام بهرام‌پور، برنامه‌ریزی و مدیریت زمان دانش نیست و فکر نکنیم که بعد از پایان این دوره، مدیریت زمان و برنامه‌ریزی را خوب یاد گرفته‌ایم. مدیریت زمان و برنامه‌ریزی یک مهارت است و مهارت نیاز به تمرین دارد. پس تمرین کنیم و به خودمان حداقل یک ماه زمان دهیم که آزمون و خطا کنیم، شکست بخوریم، اشتباه کنیم، اهمال کاری کنیم و حتی دلسرد شویم تا نهایتا به نتیجه برسیم.
فکرهای اشتباه درباره مدیریت زمان
ربات شدن: تصور اشتباهی است که اگر فکر می‌کنیم که انسان‌هایی که دانش مدیریت زمان را دارند و مهارت خوبی برای برنامه‌ریزی دارند، زندگی رباتیک، منظم و سفت و سختی دارند. بلکه دقیقا برعکس، این انسان‌ها زمان آزادتر و بیشتری در زندگی دارند که می‌توانند به کارها و تفریحات دلخواه خود اختصاص دهند.
کار بیشتر، نتیجه بیشتر: تصور اشتباه کار بیشتر و نتیجه بیشتر برای بسیاری از انسان‌ها واضح و روشن است اما هنوز خیلی‌ها این تصور اشتباه را دارند. ولی من و شما خوب می‌دانیم که همه چیز به تمرکز برمی‌گردد.
تمام شدن اهمال کاری: این تصور اشتباه است که با برنامه‌ریزی و مدیریت زمان، اهمال کاری ما تمام می‌شود. به هر صورت مقدار آن کمتر می‌شود اما تنبلی سراغ همه ما می‌آید. در اینجا ما درباره بی‌نقص بودن صحبت نمی‌کنیم بلکه تلاش می‌کنیم که حال دلمان، حال کارمان و حال زندگی خود را خوب کنیم.
انجام دادن همه کارها: طبیعتا برنامه‌ریزی هر چقدر هم اصولی و حرفه‌ای انجام شود باز ما به همه کارهایمان نمی‌رسیم اما یک برنامه‌ریزی خوب باعث می‌شود که مهمترین کارهایمان را به‌درستی انجام دهیم و به‌اتمام برسانیم.
لطفا به غیر از این مواردی که گفته شد، تصورات اشتباه دیگری که انسان‌ها درباره برنامه‌ریزی و مدیریت زمان دارند را بنویسید.
ChatGPT
به غیر از مواردی که گفته شد، تصورات اشتباه دیگری که انسان‌ها درباره برنامه‌ریزی و مدیریت زمان دارند عبارتند از:
تصور از دست دادن آزادی: برخی افراد فکر می‌کنند که با برنامه‌ریزی و مدیریت زمان، آزادی و انعطاف در زندگیشان را از دست می‌دهند. آنها فکر می‌کنند که برنامه‌ریزی زمانی باعث محدودیت می‌شود. اما در واقعیت، برنامه‌ریزی زمان به شما کمک می‌کند تا زمان بیشتری را برای فعالیت‌های مهم و ارزشمندتان داشته باشید و آزادی بیشتری در انتخاب و کنترل زمانتان را تجربه کنید.
تصور از خستگی و استرس: برخی افراد فکر می‌کنند که برنامه‌ریزی زمان و مدیریت زمان منجر به افزایش استرس و خستگی می‌شود. آنها ممکن است تصور کنند که برنامه‌ریزی دقیق زمان، فشار زیادی بر آنها وارد می‌کند. اما در واقعیت، برنامه‌ریزی زمان به شما کمک می‌کند تا فعالیت‌هایتان را به طور موثرتر انجام دهید، استرس را کاهش دهید و به تعادل کار-زندگی بیشتری دست یابید.
تصور از عدم انعطاف پذیری: برخی افراد ممکن است فکر کنند که برنامه‌ریزی زمان منجر به عدم انعطاف پذیری و بسته بودن در یک برنامه روزانه مشخص می‌شود. آنها ممکن است احساس کنند که نمی‌توانند به طور آزادانه برنامه خود را تغییر دهند یا در هنگام بروز موقعیت‌های غیرمنتظره اقدام کنند. در حقیقت، برنامه‌ریزی زمان به شما انعطاف پذیری می‌دهد تا برنامه خود را بر اساس نیازها و اولویت‌های فعلی تغییر دهید و در هر لحظه قادر به انتخاب بهترین فعالیت‌ها باشید.
تصور از عدم خلاقیت: برخی افراد ممکن است بیماری خلاقیت را در مدیریت زمان می‌بینند و فکر کنند که برنامه‌ریزی زمان منجر به محدود شدن خلاقیت و از بین رفتن فرصت‌های خلاقانه می‌شود. در واقع، برنامه‌ریزی زمان به شما کمک می‌کند تا وقت کافی برای فکر، تامل و خلاقیت در نظر بگیرید و از فرصت‌های خلاقانه بهره‌برداری کنید.
این تصورات اشتباه می‌توانند مانع از بهره‌وری و موفقیت در مدیریت زمان شوند. برای دستیابی به مدیریت زمان بهتر، مهم است که از این تصورات خودداری کرده و به‌جای آن به اصول و تکنیک‌های موثر مدیریت زمان توجه کنید.
User
همیشه در شروع کار قورباغه را قورت ندهیم
بعد از یادگیری مدیریت زمان و برنامه‌ریزی، باید برنامه‌ریزی را برای خودمان بهینه‌سازی کنیم. به خودمان آزادی عمل دهیم و در نهایت طبق اهدافی که داریم آن طور که دوست داریم برنامه‌ریزی کنیم و سبک شخصی خودمان را پیدا کنیم.
پیام بهرام‌پور درباره کتاب قورباغه‌ات را قورت بده از برایان تریسی صحبت می‌کند که به گفته برایان تریسی مهمترین کار روزانه خود (نه سخت‌ترین کار) را در اول لیست قرار دهیم و اول انجام دهیم. ( البته مهمترین کار می‌تواند سخت‌ترین یا حتی آسان‌ترین کار باشد). پیام می‌گوید که همیشه این ایده درست نیست و طبق تحقیق آدام گرنت (Adam Grant) افرادی که اهمال‌کاری می‌کنند و خیلی از کارها را زود انجام نمی دهند و به دقیقه 90 موکول می‌کنند انسان‌های خلاق‌تری هستند، چون ایده‌ها پشت ذهن آنها می‌ماند، پخته می‌شود و خلاقانه‌تر عمل می‌کنند. پس بعضی وقت‌ها اهمال‌کاری، هوشمندانه هم می‌تواند باشد (یعنی کارها را به تعویق می‌اندازیم تا خلاقانه‌تر عمل کنیم). در نتیجه قورباغه را زمانی که لازم است قورت دهیم و زمانی که لازم نیست می‌توانیم اهمال‌کاری کنیم و خلاقانه‌تر عمل کنیم.
به نظر شما از کجا بفهمیم که چه کارهایی نیاز به خلاقیت دارند و می‌توانیم هوشمندانه آنها را به تعویق بیندازیم و چه کارهای مهمی را بهتر است همان ابتدای روز که انرژی بیشتری داریم انجام دهیم؟
ChatGPT
از دیدگاه برایان تریسی، قرار دادن مهمترین کار روزانه در ابتدای لیست برنامه‌ریزی معنا دارد و در واقع اهمیت انجام آن را برجسته می‌کند. این رویکرد معمولاً برای وظایفی که به تنهایی انجام می‌شوند و برای رسیدن به اهداف کوتاه‌مدت مناسب است. اما در مواردی که خلاقیت و نوآوری مهمترین عنصر است، رویکرد دیگری ممکن است مناسب باشد.
برای تشخیص کارهایی که به خلاقیت نیاز دارند و می‌توانند به تعویق بیفتد، می‌توانید به موارد زیر توجه کنید:
مسئله‌ها و پروژه‌های پیچیده: وقتی با مسئله‌های پیچیده روبرو می‌شوید که نیاز به تفکر خلاقانه و نوآوری دارند، می‌توانید آنها را در بخشی از روز قرار دهید که انرژی و تمرکز بالاتری دارید. این می‌تواند صبح زود یا زمانی باشد که ذهن شما تازه و آزاد است.
پروژه‌های خلاقانه و هنری: وظایفی که به طراحی، خلاقیت هنری یا تولید محصول خلاقانه نیاز دارند، معمولاً نیاز به حالت ذهنی خلاقانه و الهام بخشی دارند. این نوع وظایف را می‌توانید در زمان‌هایی انجام دهید که خلاقیت شما بیشتر است، مانند زمان بعد از استراحت، ظهر یا شب.
فعالیت‌های آفت‌زایی: برخی وظایف ممکن است نیاز به بررسی و پیدا کردن مشکلات در فعالیت‌های قبلی داشته باشند. این نوع کارها را می‌توانید در زمان‌هایی انجام دهید که ذهن شما بیشتر چابک و تیز است، مانند اواخر روز کاری.
اهمال‌کاری هوشمندانه ممکن است در مواردی که خلاقیت و نوآوری از اهمیت بالایی برخوردارند مفید باشد. اما باید در نظر داشت که هر چند این رویکرد برخی از افراد را به خلاقیت و نوآوری تشویق می‌کند، اما برای بسیاری دیگر ممکن است باعث بی‌انضباطی، اضطراب یا افزایش استرس شود. بنابراین، برنامه‌ریزی و مدیریت زمان باید با توجه به مسائل شخصی و شرایط ویژه هر فرد صورت پذیرد.
User
مهمترین کارها را انجام دهیم
استیو جابز می‌گفت: من به همان اندازه که به کارهای مهمی که انجام دادم افتخار می‌کنم به همان اندازه هم به کارهای که انجام نداده‌ام افتخار می‌کنم.
سرعت پردازش مغز ما بسیار بالاتر از جسم ما است و روزانه 30 تا 50 هزار فکر و ایده در ذهن ما شکل می‌گیرد و ذهن بدون محدودیت دائما دارد اطلاعات را پردازش می‌کند و جسم ما هیچ وقت به سرعت ذهن نمی‌رسد و احتمالا اکثر مواقع از برنامه‌های خود عقب میفتیم. پس در این شرایط بهتر است که فقط روی کارهای مهم تمرکز کنیم و مدیریت زمان دقیقا همین است که واکنش خودمان را نسبت به زمان مدیریت کنیم و برنامه‌ریزی کنیم که ما می‌خواهیم نسبت به زمان محدودی که داریم چکارهایی را انجام دهیم. در ماتریس آیزنهاور کارها به دو دسته (دو ستون و دو ردیف) تقسیم می‌شوند: کارهای فوری یا غیر فوری، کارهای مهم یا غیر مهم. کارهای مهم و فوری، ضروری هستند و باید سریع انجام شوند مانند فرد بیماری که برای زنده ماندن نیاز به عمل جراحی فوری دارد. کارهای فوری اما غیر مهم را بطالت می‌نامیم. این کارها را تا می‌توانیم به اشخاص دیگری واگذار کنیم که انجام دهند. کارهای غیر فوری و غیر مهم را حماقت می‌نامیم و متاسفانه اغلب وقت انسان‌ها در همین ناحیه تلف می‌شود، مانند گشت و گذار بیهوده در اینترنت و شبکه‌های اجتماعی. کارهایی که مهم هستند اما فوری نیستند را ذکاوت می‌نامیم و فقط آدم‌های خیلی زرنگ و باهوش و فوق موفق سراغ این کارها می‌روند. انسان‌های معمولی و کمی موفق معمولا در قسمت ضرورت هستند و بقیه انسان‌ها هم در قسمت حماقت و بطالت زندگی می‌کنند. اگر اکنون در مرحله ضرورت هستیم بهتر است هرچه سریعتر به مرحله ذکاوت بیاییم. ذکاوت مانند یادگیری و آموزش دیدن. کارهایی که در ناحیه ذکاوت قرار دارند اگر الان به آنها توجه نکنیم مجبور می‌شویم چند وقت دیگر آنها را در ناحیه ضرورت قرار دهیم. برای مثال اگر منظم مسواک نزنیم چند وقت دیگر مجبور می‌شویم و ضروری است که به دندانپزشک مراجعه کنیم.
لطفا مثال‌هایی برای کارهای مهم و فوری(ضرورت)، کارهای فوری و غیر مهم (بطالت)، کارهای غیر فوری و غیر مهم(حماقت) و کارهای مهم و غیر فوری(ذکاوت) بیاورید.
ChatGPT
کارهای مهم و فوری (ضرورت): این کارها مواردی هستند که فوریت بالا و اهمیت زیادی دارند. آنها به طور معمول باعث رفع مشکلات اساسی و نیازهای فوری می‌شوند. برخی از مثال‌ها ممکن است شامل موارد زیر باشند:
اورژانس پزشکی یا مشکلات سلامتی فوری
موارد قانونی و حقوقی فوری
وظایف و پروژه‌هایی که به طور فوری باید تکمیل شوند و در صورت تأخیر، باعث عواقب جدی می‌شوند.
کارهای فوری و غیر مهم (بطالت): این کارها نیازمند فوریت هستند، اما در واقع اهمیت بزرگی ندارند. آنها معمولاً مواردی هستند که می‌توان آنها را به دیگران منتقل کرد یا به تعویق انداخت. برخی از مثال‌ها ممکن است شامل موارد زیر باشند:
پاسخ به ایمیل‌ها و پیام‌ها غیرضروری
وظایف مدیریتی کوچک و روزمره
کارهای خدماتی مانند تنظیم قرار ملاقات یا خریدهای روزانه
کارهای غیر فوری و غیر مهم (حماقت): این کارها اهمیت و فوریت کمی دارند و معمولاً وقت بیشتری را در بر می‌گیرند. آنها می‌توانند در صورت لزوم به تعویق افتاده یا به دیگران واگذار شوند یا به‌طور کلی حذف شوند. برخی از مثال‌ها عبارتند از:
گشت و گذار بیهوده در شبکه‌های اجتماعی
تماشای تلویزیون و سرگرمی‌های غیرضروری
وقت گذرانی بی‌هدف در اینترنت
کارهای مهم و غیر فوری (ذکاوت): این کارها اهمیت زیادی دارند، اما فوریت کمتری نیاز دارند. آنها ممکن است ارتباط مستقیم با اهداف بلندمدت، رشد شخصی، یادگیری و توسعه داشته باشند. مثال‌هایی از این نوع کارها عبارتند از:
مطالعه و تحقیق در زمینه‌هایی که به آنها علاقه‌مندید
آموزش و یادگیری مهارت‌های جدید
برنامه‌ریزی و تدوین استراتژی برای تحقق اهداف بلندمدت
