فهرست مطالب
امروز درباره کتاب برنامه‌ریزی به روش بولت ژورنال (The Bullet Journal Method) اثر رایدر کارول (Ryder Carroll) با هم گفتگو می‌کنیم. در این کتاب متوجه می‌شویم که مقصر اصلی تمرکز ذهنی است. ما گاهی متمرکز هم هستم اما نه روی چیزهای درست و در زمان مناسب. این حواس‌پرتی‌ها، از این رویا به آن رویا پریدن‌ها، جسم و روح ما را آزار می‌دهد تا اینکه به این باور می‌رسیم که دیگر نمی‌توانیم. رایدر کارول این باورها را داستان‌های خیالی می‌داند و با روش شگفت‌انگیز خود ثابت می‌کند رسیدن به هر هدف منطقی و اصولی امکان پذیر است. با بکار بستن نکات این کتاب، به‌تدریج متوجه خواهیم شد که کمتر حواسمان پرت می‌شود، کمتر تحت‌فشار قرار می‌گیریم و بسیار عمیق‌تر به زندگی نگاه می‌کنیم.
روش برنامه‌ریزی بولت
اکثر انسان‌ها نه بدشانس هستند، نه نامنظم هستند بلکه مفهوم برنامه‌ریزی صحیح را نمی‌دانند. بیاییم برای شروع کار تمام روش‌های برنامه‌ریزی قبلی را فراموش کنیم و با روش بولت آشنا شویم. این روش، برنامه‌ریزی‌های سنتی را زیر سوال می‌برد و روش جدیدی را ارائه می‌دهد. روش بولت روی ارزشمند بودن همه لحظات زندگی تاکید می‌کند. در این روش یاد می‌گیریم که تنها بر روی انجام کارها متمرکز نشویم بلکه به چرایی آنها نیز فکر کنیم.
آیا با روش برنامه‌ریزی بولت ژورنال آشنا هستید؟ روش برنامه‌ریزی بولت چگونه است؟ در شروع کار چه مقدماتی لازم می‌دانید فراهم کنیم تا بهتر بتوانیم با این روش هم‌راستا شویم.
ChatGPT
بله، با روش برنامه‌ریزی بولت ژورنال آشنا هستم. روش برنامه‌ریزی بولت ژورنال یک سیستم ساده و مؤثر برای برنامه‌ریزی شخصی است که توسط رایدر کارول ابداع شده است. این روش بر پایه استفاده از یک دفتر یا دفترچه مجهز به برگه‌های خالی یا نقاط عمومی (bullets) برای ساختاردهی و ثبت برنامه‌ها، وظایف و سایر جزئیات روزانه استوار است.
در ابتدا، برای شروع کار با روش برنامه‌ریزی بولت ژورنال، شما به یک دفتر خالی یا دفترچه با صفحات خط‌دار نیاز دارید.
ساختار بولت‌ها: ساختار بولت‌ها اصلی ترین قسمت این روش است. در واقع، بولت‌ها برای نشان دادن نوع وظایف مورد نظر شما استفاده می‌شوند. برخی از بولت‌های معمول شامل: “•” برای وظایف عادی، “x” برای کارهای تکمیل شده، “-“ برای رویدادها، و “>” برای وظایف انتقالی است.
صفحات شاخص: شما می‌توانید صفحات شاخص ایجاد کنید تا به سازماندهی بهتر دفترچه خود کمک کنید. این صفحات شاخص را می‌توانید برای شاخص‌های ماهانه، لیست وظایف برنامه ریزی شده و سایر بخش‌های مهم دفترچه استفاده کنید.
برنامه‌ریزی روزانه: هر روز صبح یا در هر زمان دلخواه، می‌توانید چند دقیقه وقت بگذارید تا وظایف و برنامه‌های روز خود را در دفترچه بولت ژورنال خود ثبت کنید.
روش برنامه‌ریزی بولت ژورنال به شما اجازه می‌دهد برنامه‌های روزانه، هفتگی، ماهانه و حتی سالانه خود را به صورت ساده و منظم مدیریت کنید. با زمان، شما می‌توانید الگوها و روش‌های خاص خود را در راستای بهترین استفاده از این سیستم توسعه دهید.
هدف اصلی روش بولت ژورنال این است که شما را در مدیریت زمان و برنامه‌ریزی شخصی کمک کند و به شما اجازه دهد بر روی اولویت‌ها و اهدافتان متمرکز شوید.
User
شروع کار با برنامه‌ریزی بولت ژورنال
طبیعتا هر برنامه‌ریزی نیاز به یک دفترچه یا محیطی دارد که بتوانیم در آن یادداشت کنیم و روش برنامه‌ریزی بولت هم از این قاعده مستثنی نیست. اما مهمترین اصل در این روش این است که قبل از نوشتن هر چیزی در دفترچه ابتدا روی آن فکر کنیم و آن را در ذهن خود ویرایش کنیم. این روش قرار است به ما کمک کند تا تمرکز از دست رفته خود را دوباره به‌دست بیاوریم. اما با این همه عوامل حواس‌پرتی در دنیای شلوغ امروز چکار کنیم که روش برنامه‌ریزی بولت ژورنال باعث بیشتر شدن استرس ما نشود؟ در قدم اول باید ذهن خود را پاکسازی کنیم تا بتوانیم روی چیزهای مهم تمرکز کنیم.
یک ورق سفید برداریم و آن‌را به سه قسمت عمودی و مساوی تقسیم کنیم. اکنون سه ستون داریم، ستون اول را به کارهایی که هر روز انجام می‌دهیم اختصاص دهیم و همه کارهای روزانه را بنویسیم و چیزی را از قلم نیدازیم. ستون دوم را به کارهایی اختصاص دهید که قصد انجام دادن آنها را داریم اما هنوز زمان کافی برای انجام آنها پیدا نکردیم. در این ستون هر آنچه باید انجام شود اما تا الان انجام نشده است را بنویسیم. ستون سوم را به رویاها و آرزوهای‌مان اختصاص دهیم و تمام کارهای کوچک و بزرگی که قصد داریم در آینده دور و نزدیک انجام دهیم را در این ستون بنویسیم. انقدر به نوشتن در این سه ستون ادامه دهیم تا ذهنمان کاملا خالی شود. حالا به صفحه یا صفحات سیاه خود نگاه کنیم. تمام این کارها مهم هستند؟ آیا لازم است همه این کارها را انجام دهیم؟ بدون ترس و با شجاعت هر کدام از کارهایی را احساس می‌کنیم مهم و ضروری نیستند را خط بزنیم. این درس اول بولت ژورنال است: ” آنچه از این دفترچه برنامه‌ریزی خارج می‌کنیم، دقیقاً به اندازه آنچه در آن می‌نویسیم مهم است”
شروع کار به ظاهر ساده می‌آید اما به نظر من اکثر انسان‌ها برای پر کردن این سه ستون اهمال‌کاری می‌کنند. آیا راهکارهایی دارید که بتوانیم تنبلی را کنار بگذاریم و این سه ستون را با دقت پر کنیم تا بتوانیم از همین شروع کار به بهترین شکل ممکن با این روش برنامه‌ریزی همراه شویم.
ChatGPT
شروع کار با برنامه‌ریزی بولت ژورنال ممکن است در ابتدا چالش‌هایی داشته باشد، اما با رعایت چند راهکار می‌توانید تنبلی را کنار بگذارید و این سه ستون را با دقت پر کنید. در ادامه چند راهکار را برای شروع بهتر با برنامه‌ریزی بولت ژورنال آورده‌ام:
تعیین اولویت‌ها: قبل از شروع به نوشتن در ستون‌های بولت ژورنال، تعیین کنید که کدام وظایف و اهداف برای شما بیشترین اهمیت را دارند. با تمرکز بر این وظایف اصلی، از بیش از حد خرد شدن و تعداد زیادی وظیفه در ستون‌ها جلوگیری کنید.
مدیریت زمان: بهبود مدیریت زمان می‌تواند کمک زیادی به شما در پر کردن ستون‌ها کند. استفاده از تقویم یا برنامه‌های برنامه‌ریزی زمانی مانند: Google Calendar، Microsoft Outlook یا Todoist می‌تواند به شما کمک کند تا زمان خالی برای انجام وظایف مهم ایجاد کنید.
تجمیع وظایف مشابه: به جای پر کردن ستون کارهای روزانه با وظایف جزئی کوچک، سعی کنید وظایفی را که مشابه یا مرتبط هستند با هم تجمیع کنید. به این ترتیب، تعداد وظایف کاهش می‌یابد و شما می‌توانید بیشتر به هر کدام تمرکز کنید.
استفاده از انگیزه‌بخش‌ها: برای جلوگیری از تنبلی و حفظ انگیزه خود، می‌توانید از انگیزه‌بخش‌ها و تکنیک‌هایی مانند تعیین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت، پاداش‌های خود را برای دستیابی به اهداف تعیین کنید و خود را مورد تشویق و تمجید قرار دهید.
تمرین و عادت‌سازی: همانند هر مهارت دیگری، برنامه‌ریزی بولت ژورنال نیز نیاز به تمرین دارد. شروع کنید و به مرور زمان این روش را در روزمره خود جا بیاورید. با تمرین و عادت‌سازی، بهبود قابل توجهی در مدیریت زمان و برنامه‌ریزی شخصی خواهید داشت.
با اجرای این راهکارها و تمرین منظم، می‌توانید از شروع کار با برنامه‌ریزی بولت ژورنال به بهترین شکل ممکن استفاده کنید و به‌تدریج به نتایج مطلوب دست یابید. همچنین، همیشه به خودتان اجازه دهید با انعطاف پذیری و تنظیمات شخصی، روش بولت ژورنال را برای خودتان بهینه کنید و با آن سازگاری پیدا کنید.
User
یک دفترچه کاغذی و یک خودکار برای شروع کافی است
اولین ابزاری که برای شروع کار این برنامه‌ریزی نیاز داریم یک دفترچه است. نویسنده کتاب تاکید دارد که حتما از یک دفترچه سفید یا خط‌دار استفاده شود و از نوشتن در لپ تاپ، تلفن همراه و … بپرهیزیم زیرا خود این تکنولوژی مدرن باعث حواس‌پرتی می‌شود و از هدف اصلی برنامه‌ریزی بولت که تمرکز بالا است دور می‌شویم. دومین ابزار یک مداد یا یک خودکار است، زیرا چیزی را تایپ نمی‌کنیم و با دست می‌نویسیم. در حقیقت این ابزارهای سنتی و ساده، حواس‌پرتی ما را به حداقل می‌رساند.
این دفترچه به چهار مجموعه تقسیم می‌شود:
1- فهرست: در ابتدای این دفترچه قرار دارد.
2- گزارش روزانه: در این قسمت اطلاعات و رویدادهای مهم روزانه را یادداشت می‌کنیم.
3- گزارش ماهانه: در این قسمت کارهایی که قرار است در طول یک ماه انجام دهیم یادداشت می‌شود.
4- گزارش آینده‌نگر: نوشتن ایده‌ها و کارهایی که در این ماه فرصت انجام آن را نداریم را جهت جلوگیری از فراموشی یادداشت می‌کنیم.
*هر مجموعه دیگری که احساس می‌کنید نیاز دارید مانند: مجموعه پیشرفت روزانه یا ماهانه را می‌توانید به این دفترچه اضافه کنیم.
علامت‌های بولت ژورنال
اکنون قصد داریم اطلاعات را در این دفترچه طوری وارد کنیم که سریعا به یاد بیاوریم و فوراً انجام دهیم. در ابتدا لازم است با دایره‌ها یا همان بولت‌ها آشنا شویم. کنار هر اطلاعاتی که در دفترچه ثبت می‌کنیم (کارهایی که قرار است انجام دهیم) یک دایره می‌کشیم و بعد از انجام آن کارها روی دایره‌ها یک ضربدر می زنیم (یعنی آن کارها انجام شده است). برای هر نوع فعالیتی در این دفترچه، یک علامت داریم و به گفته ChatGPT ، برخی از بولت‌های معمول شامل: “•” برای وظایف عادی، “x” برای کارهای تکمیل شده، “-“ برای رویدادها، و “>” برای وظایف انتقالی است. پیشنهاد شخصی من این است که به دنبال حفظ کردن علامت‌های بیشتر و گیج کردن خودمان نباشیم، مهم این است که کارها با تمرکز بالا در بهترین زمان ممکن انجام شود. پس بقیه علامت‌ها را برای خودمان شخصی‌سازی کنیم مثلا: علامت “•>” یعنی کار را به ماه بعد موکول کردیم یا علامت “*•” یعنی این کار خیلی مهم است. برای این علامت‌گذاری‌ها از ChatGPT کمک می گیریم.
(مجددا تاکید می‌کنم این علامت‌ها نیاز به حفظ کردن ندارند و علامت‌هایی که من و ChatGPT استفاده می‌کنیم علامت‌های استاندارتری برای بولت ژورنال هستند اما باز هم مطابق سلیقه شما می‌توانند تغییر کنند. پیشنهاد می‌کنم با جستجو در اینترنت از نمونه‌های مختلف ایده بگیرید و بعد بولت ژورنال خود را مطابق سلیقه خود شخصی‌سازی کنید)
لطفا یک بولت ژورنال شخصی برای خود درست کنید و برای ما توضیح دهید که از چه علامت‌هایی در دفترچه بولت خود استفاده کردید و هر کدام از این علامت‌ها نشان دهنده چه چیزی هستند و بعد یک برنامه‌ریزی فرضی برای خود در این دفترچه بنویسید که شامل چهار مجموعه، فهرست، گزارش روزانه، گزارش ماهانه و گزارش آینده‌نگر باشد. کنار هر اطلاعات و کاری که در این دفترچه وارد می‌کنید علامتی‌های خود را نیز قرار دهید و توضیح دهید که این علامت‌ها مشخص کننده چه چیزی هستند.
ChatGPT
متوجه شدم. دفترچه بولت ژورنال شخصی من شامل چهار مجموعه است که هر کدام علامت خاصی دارند:
فهرست:
استفاده از علامت “•” برای کارهای روزمره و عادی که قرار است انجام دهم.
استفاده از علامت “x” برای کارهایی که قبلاً انجام شده‌اند.
استفاده از علامت “>” برای کارهایی که به ماه بعد منتقل شده‌اند.
گزارش روزانه:
استفاده از علامت “-“ برای رویدادها و وقایع مهم روزانه.
گزارش ماهانه:
استفاده از علامت “•” برای کارهایی که قرار است در طول یک ماه انجام دهم.
استفاده از علامت “x” برای کارهایی که در طول ماه قبل انجام شده‌اند.
استفاده از علامت “>” برای کارهایی که به ماه بعد منتقل شده‌اند.
گزارش آینده‌نگر:
استفاده از علامت “*” برای ایده‌ها و کارهایی که در آینده قرار است انجام دهم ولی هنوز برنامه‌ریزی دقیقی برای آنها ندارم.
حالا به عنوان یک برنامه‌ریزی فرضی در دفترچه بولت ژورنال شخصیم، یک برنامه برای روز فردا بنویسیم:
فهرست:
• خرید مواد غذایی
• آماده‌سازی مستندات مربوط به جلسه بعدی
گزارش روزانه:
– جلسه با تیم ساعت 10 صبح
گزارش ماهانه:
• انجام پروژه “X” (به طول یک ماه)
x بررسی وضعیت پروژه “Y”
گزارش آینده‌نگر:
• طراحی سایت جدید برای شرکت
*• برگزاری رویداد بزرگ در ماه آینده
در این مثال، من از علامت “•” برای کارهای روزانه و ماهانه استفاده کرده‌ام. همچنین از علامت “-” برای رویداد روزانه استفاده کرده‌ام. برای کارهای انتقالی و آینده‌نگر هم از علامت‌های “>” و “*” استفاده کرده‌ام. شما می‌توانید این علامت‌ها را براساس نیازها و ترجیحات شخصی خودتان تغییر دهید.
با استفاده از این برنامه‌ریزی فرضی، در دفترچه بولت ژورنال خود می‌توانید برنامه‌ها و وظایف خود را مدیریت کنید و با استفاده از علامت‌ها به راحتی آنها را پیگیری کنید.
User
انعطاف پذیری دفترچه برنامه‌ریزی به همراه نظم
نظرتان تا اینجا در مورد روش برنامه‌ریزی بولت چیست؟ آیا فکر می‌کنید این روش هم مانند روش‌های دیگر به‌زودی خسته کننده می‌شود و آن را رها می‌کنید؟ اما عجله نکنید هنوز با جزئیات این روش برنامه‌ریزی کامل آشنا نشدیم.
طراحی بخش گزارش روزانه، گزارش ماهانه و گزارش آینده‌نگر در این مجموعه نشان انعطاف‌پذیری این روش برنامه‌ریزی است. هر روز می‌تواند با روز بعد متفاوت باشد، پس بولت ژورنال نظم مشخصی را به ما تحمیل نمی‌کند و این آزادی می‌تواند باعث شود که به این دفترچه وفادار بمانیم و آن را رها نکنیم. اما به هر صورت هر برنامه‌ریزی نیاز به نظم دارد. نظم این دفترچه از طریق فهرست ابتدای آن به‌راحتی و سادگی امکان پذیر است. فهرست ابتدای دفترچه را با شماره‌گذاری مشخص می‌کنیم تا در حین اینکه در این روش برنامه‌ریزی آزادی داریم یک نظم مشخصی هم برای راحت‌تر انجام دادن کارهایمان در این دفترچه ایجاد کنیم.
به نظر شما فاکتور انعطاف‌پذیری این دفترچه که نظم خاصی را به ما تحمیل نمی‌کند کافی است که مثل خیلی از روش‌های برنامه‌ریزی آن را رها نکنیم و به آن پایبند باشیم؟ به نظر شما چه فاکتورهایی لازم است که یک روش برنامه‌ریزی متفاوت‌تر و مفیدتر از دیگر روش‌ها جلوه کند.
ChatGPT
بله، انعطاف پذیری دفترچه برنامه‌ریزی بولت به همراه نظم موجود در آن امکان می‌دهد که با این روش برنامه‌ریزی وفادار بمانید. آزادی و انعطاف در برنامه‌ریزی روزانه و ماهانه، به شما اجازه می‌دهد برنامه‌ریزی را به روزهای مختلف و شرایط متفاوت تطبیق دهید. این امر می‌تواند جلوی خستگی از روش برنامه‌ریزی را بگیرد.
اما برای ماندن و وفاداری به یک روش برنامه‌ریزی، عوامل دیگری نیز مهم هستند. در زیر چند فاکتور کلیدی را بررسی می‌کنیم که می‌تواند یک روش برنامه‌ریزی را مفیدتر و جذاب‌تر از دیگر روش‌ها کند:
سازگاری با نیازها و سبک زندگی شخص: یک روش برنامه‌ریزی باید با نیازها و سبک زندگی شخص سازگاری داشته باشد. اگر برنامه‌ریزی با علاقه‌ها و نیازهای شخص همخوانی نداشته باشد، احتمالاً شخص در طول زمان از آن خسته می‌شود.
سادگی و آسانی استفاده: یک روش برنامه‌ریزی باید ساده و آسان برای استفاده باشد. اگر روش برنامه‌ریزی پیچیده و زمان‌بر بوده و نیاز به آموزش و تلاش زیادی برای استفاده داشته باشد، احتمالاً شخص آن را ترجیح نخواهد داد.
قابلیت تنظیم و تطبیق: یک روش برنامه‌ریزی باید قابلیت تنظیم و تطبیق با نیازهای فردی را داشته باشد. این امکان به شخص اجازه می‌دهد برنامه‌ریزی را به تغییرات و شرایط جدید هماهنگ کند و همچنین به‌روز رسانی‌های لازم را اعمال کند.
محیط جذاب و الهام‌بخش: یک روش برنامه‌ریزی موثر باید محیطی الهام‌بخش و جذاب ایجاد کند. اگر روش برنامه‌ریزی برای شخص جذابیت و الهام‌بخشی نداشته باشد، احتمالاً او به سرعت از آن خسته می‌شود.
با توجه به این فاکتورها، برنامه‌ریزی بولت ژورنال می‌تواند یک روش جالب و مفید باشد. اما همواره ممکن است شخصی که از این روش استفاده می‌کند، پس از مدتی به دنبال تغییر یا نوآوری باشد. این مسئله بستگی به نیازها و ترجیحات فرد دارد و هر کسی ممکن است به روش‌های مختلف برنامه‌ریزی علاقه داشته باشد.
