در گفتگو دوم کتاب کلیات برنامه‌ریزی و مدیریت زمان که از دوره آموزشی ویدیویی پیام بهرام‌پور با همکاری ChatGPT ساخته شد، درباره گانت چارت، کارهایی که باید در اولویت قرار دهیم، الگوی WOOP، قانون پارکینسون، قانون 80/20 و قوانین معروف و شناخته شده دیگر در مدیریت زمان و برنامه‌ریزی صحبت کردیم و ChatGPT هم راهکارهای و مثال‌های متعددی در این موضوعات به ما ارائه داد. اکنون ادامه گفتگو.
User
دزدهای زمان
1- پذیرش بیش از اندازه مسئولیت: نه گفتن را یاد بگیریم و هر چیزی که به ما پیشنهاد دادند را قبول نکنیم و مسئولیت کارهایی که در آن‌ها تخصص و توانایی نداریم یا وقت انجام دادن آن‌ها را نداریم، نپذیریم. یادمان باشد هر بله بدون فکری که می‌گوییم باعث می‌شود که به خیلی از کارهای با اهمیت و ارزشمند نه بگوییم. اگر وقت این را نداریم که به پدر و مادر خود سر بزنیم دلیلش واضح است، سر خودمان را بیش از اندازه شلوغ کرده‌ایم و به خیلی از کارهای حتی کم اهمیت هم بله گفتیم و مسئولیت انجام دادن آن‌ها را پذیرفتیم.
2- تلویزیون: دزد زمان ثابت و همیشگی که در خانه همه ما وجود دارد. یا به طور کلی آن را از زندگی خود حذف کنیم یا زمان تماشای آن را محدود و مدیریت کنیم.
3- جلسات غیر ضروری: خیلی از کارها را می‌شود با تماس تلفنی و حتی با یک ایمیل یا چند پیام انجام داد و نیاز به جلسه‌های زمان‌بر حضوری نیست. اگر مجبور بودیم جلسات را حتما حضوری برگزار کنیم، سعی کنیم زمان جلسات را به عصر یا شب موکول کنیم و تا جایی که ممکن است جلسات را در صبح‌ها که انرژی بیشتری برای انجام کارهای مهم‌تر داریم برگزار نکنیم.
4- حرف‌های بیهوده: غر زندن، غیبت کردن، انتقادها و تحلیل‌های بی‌مورد و … . این موارد نه تنها چیزی به زندگی ما اضافه نمی‌کنند بلکه با ارزش‌ترین داشته زندگی، یعنی زمان ما را می‌دزدند و هدر می‌دهند. پس نه خودمان حرف‌های بیهوده بزنیم و نه با کسانی که حرف‌های پوچ و بی‌خود می‌زند معاشرت کنیم.
مواردی که در بالا ذکر شد را به عنوان “دزدهای زمان” نامیدیم. لطفا شما هم چند مورد دیگری که باعث به هدر رفتن زمان ارزشمندمان می‌شوند را به این موارد اضافه کنید
ChatGPT
به طور کلی، دزدهای زمان ممکن است بسته به شرایط و متعادل کردن زندگی شخص متفاوت باشند. اما در ادامه چند مورد دیگر از دزدهای زمان را برای شما بیان می‌کنم:
استفاده بی‌هدف از تلفن همراه و رایانه: موبایل‌ها و رایانه‌ها می‌توانند منبعی بزرگ از دزدهای زمان باشند، به ویژه وقتی که به طور بی‌هدف و بی‌اهمیت در شبکه‌های اجتماعی سرگرم می‌شویم یا وقت زیادی را در بازی‌های کامپیوتری تلف می‌کنیم. مدیریت زمان استفاده از این وسایل الکترونیکی و تعیین محدودیت‌های زمانی می‌تواند کمک کند.
پروکراستیناسیون (تعویق): عادت به تعویق انداختن وظایف و انجام کارها در آخرین لحظه می‌تواند زمان بسیار زیادی را هدر دهد. توانایی مقابله با پروکراستیناسیون و برنامه‌ریزی مناسب به کمک بهبود مدیریت زمان می‌تواند زمان را صرف کارهای مفیدتر و با‌اهمیت‌تر کند.
عدم اولویت‌بندی: عدم تشخیص و اولویت‌بندی وظایف می‌تواند منجر به هدررفت زمان شود. اگر نتوانیم برنامه روزانه خود را با ترتیب اهمیت مشخص کنیم و بر اساس آن اقدام کنیم، احتمالاً درگیر کارهای فرعی و کم اهمیت خواهیم شد و زمان بیشتری را برای آن‌ها صرف خواهیم کرد.
پرداختن به مسائل غیرضروری: گاهی اوقات درگیر مسائل روزمره و بی‌اهمیت می‌شویم که نه تنها زمان ما را می‌گیرند، بلکه همچنین انرژی و تمرکز ما را از وظایف مهم و اصلی می‌کاهند.
نداشتن مرزهای شخصی: عدم تعیین مرزهای شخصی و قدرت گفتن “نه” می‌تواند منجر به پرداختن به کارهای غیرضروری و به هدر رفتن زمان شود. بدون تعیین مرزهای شخصی، ممکن است برای دیگران به عنوان منبعی برای کارهای آن‌ها در دسترس باشیم که باعث می‌شود زمانی برای انجام کارهای مهم خود نداشته باشیم.
موارد بالا تنها چند نمونه از دزدهای زمان هستند. همیشه مهم است که به طور مداوم و در راستای بهبود مدیریت زمان، عواملی را که باعث دزدیده شدن زمان می‌شوند، شناسایی و مقابله کنید.
User
هنر نه گفتن
ابتدا تصمیم بگیریم که می‌خواهیم نه بگوییم یا بله بگوییم. ملاک ما برای نه گفتن چیست؟ باید بررسی کنیم که فردی که قرار است جواب منفی یا مثبت به او بدهیم چه جایگاه و ارزشی برای ما دارد و انجام درخواست آن شخص چقدر برای ما زحمت دارد. اکنون که تصمیم خود را گرفتیم و با فرض اینکه به طرف مقابل قرار است نه بگوییم، در این مرحله یک گام با او همراه می‌شویم و او را تایید می‌کنیم و دلیل نه گفتن خود را به آن فرد توضیح می‌دهیم . مثلا اگر فردی برای واردات لپ تاپ می‌خواهد از ما 50 میلیون پول بگیرد، ابتدا یک گام با او همراه می‌شویم و او را تایید می‌کنیم (مثلا به او می‌گوییم که “تبریک می‌گویم چه کار خوبی است” و با این کار نشان می‌دهیم که به او احترام می‌گذاریم) بعد به او نه می‌گوییم و دلیل آن را هم می‌گوییم (مثلا “الان پولم در حساب بلند مدت بانک است و نمی‌توانم به آن دست بزنم” (دروغ نمی‌گوییم)) و بعد نسبت به جایگاه و ارزشی که آن شخص برای ما دارد به او راهکار می‌دهیم (مثلا می‌گوییم “اگر خواستی، من می‌توانم ضامنت شوم که از بانک وام بگیری”) یا اگر جایگاه و ارزش آن شخص در حد ضمانت هم نبود فقط یک پیشنهاد یا راهکار به او می‌دهیم. همه این کارها برای این است که نشان دهیم برای طرف مقابل خود احترام قائل هستیم و درد نه شنیدن را برای او کم کنیم.
سعی کنیم روی اهداف خود متمرکز شویم و به هر پیشنهاد و ایده‌ای بله نگوییم. در آینده هزاران فرصت و ایده در انتظار ما خواهند بود و اکنون مهم است که اهداف خود را دنبال کنیم و روی آن‌ها تمرکز کنیم.
با توجه به اینکه نه گفتن برای همه ما سخت است چه راهکارهای دیگری را به غیر از موارد بالا پیشنهاد می‌دهید که بتوانیم نه بگوییم و طرف مقابل هم از نه گفتن ما ناراحت نشود.
ChatGPT
هنر نه گفتن و به طور همزمان حفظ روابط خوب با طرف مقابل می‌تواند چالش برانگیز باشد، اما با توجه به رویکردهای زیر می‌توانید در نه گفتن موفق تر باشید:
بازنگری در انتظارات: احتمالاً یکی از دلایل ناراحتی طرف مقابل دریافت نه شما، تنظیم انتظارات نامناسب اوست. از ابتدا به آرامی و بر اساس واقعیت‌ها و محدودیت‌های خودتان انتظارات را مدیریت کنید و به آرامی توضیح دهید که چرا نمی‌توانید درخواست او را بپذیرید.
استفاده از عبارت‌های مودبانه: توجه به اینکه نحوه ارائه نه شما می‌تواند تأثیر زیادی بر روابط داشته باشد. استفاده از عبارت‌های مودبانه و دلسوزانه می‌تواند در کاهش ناراحتی طرف مقابل کمک کند. به آرامی و با احترام دلیل نه خود را توضیح دهید.
ارائه جایگزینی مناسب: اگر می‌توانید یک جایگزینی مناسب برای درخواست طرف مقابل بیان بکنید، این می‌تواند احساس بهتری را به او منتقل کند. این جایگزین می‌تواند یک پیشنهاد یا راهکار دیگری باشد که باز هم به موضوع اصلی نزدیک است. به این ترتیب، می‌توانید به طرف مقابل یک گزینه معقول و مفید ارائه دهید که به نیازهای او پاسخ می‌دهد و به او احساس ارزشمند بودن می‌دهد.
تمرکز بر ارتباطات قبلی: اگر قبلاً با طرف مقابل روابط مثبتی داشته‌اید، می‌توانید به این روابط بپردازید و نشان دهید که درک می‌کنید چرا درخواست او مهم است، اما به دلایلی نمی‌توانید آن را بپذیرید. این رویکرد به طرف مقابل اطمینان می‌دهد که مسئولیت و توجه شما به او همچنان وجود دارد.
پیش‌بینی و تعیین مرزها: در برخی مواقع، می‌توانید از قبل مرزهای خود را به طرف مقابل بیان کنید و بگویید که در چه مواردی نمی‌توانید درخواست او را قبول کنید. این کمک می‌کند تا انتظارات و درخواستهای آینده او با محدودیت‌ها و توانایی‌های شما همخوانی داشته باشد و از ایجاد ناراحتی ناگهانی جلوگیری کند.
ارزش قدردانی: در حین نه گفتن، به طرف مقابل نشان دهید که قدردانی می‌کنید که به شما روی آورده است و وقت و انرژی خود را صرف درخواست کرده است. این ارزش قدردانی می‌تواند از طریق کلام، لبخند یا عملکرد مودبانه به طرف مقابل منتقل شود.
در هر صورت، مهم است در نه گفتن خودتان صادق و رک و راست باشید و همچنین از احترام و توجه نسبت به طرف مقابل پیروی کنید. هدف شما در نه گفتن باید حفظ روابط مثبت و ارتباط قوی با طرف مقابل باشد.
User
حال تصور کنید که یکی از عزیزانمان مثلا مادرمان از ما درخواستی دارد که از توانایی ما خارج است یا انجامش برایمان خیلی سخت است. طبیعتا نه گفتن در این شرایط خیلی سخت است. لطفا راهکارهایی را پیشنهاد دهید که هم ما بتوانیم نه بگوییم و هم آن عزیز از نه گفتن ما ناراحت نشود.
ChatGPT
نه گفتن در این مواقع بسیار دشوار است و نیازمند آرامش و همدلی است. در ادامه، چند راهکار برای مدیریت این نوع موقعیت‌ها را برای شما توضیح می‌دهم:
ارتباط صادقانه: بیان کنید که چرا نمی‌توانید درخواست مادرتان را بپذیرید و چه محدودیت‌ها و مشکلاتی وجود دارد. از طرفی، به او نشان دهید که او را درک می‌کنید و درخواست او برایتان بسیار مهم است.
ارائه جایگزینی مناسب: سعی کنید گزینه‌های جایگزینی ارائه کنید. به مادرتان بفهمانید که می‌خواهید بهترین راهکار را برای او پیدا کنید و راهکارهایی را بیان کنید که قابل انجام برای شما هستند.
بررسی امکانات و منابع: بررسی کنید که آیا می‌توانید به هر شکلی کمک کنید. ممکن است نتوانید درخواست اصلی را انجام دهید، اما می‌توانید به شکل دیگری کمک کنید. مثلاً می‌توانید افراد دیگری را به او معرفی کنید که در زمینه‌ای خاص توانایی دارند یا بتوانید به نحوی تجربیات و دانش خود را به اشتراک بگذارید.
نشان دادن علاقه و اهمیت: به مادرتان نشان دهید که علاقه و اهمیت خاصی به خواسته او دارید، اما به دلایل خاصی نمی‌توانید آن را برآورده کنید. این نشان دادن احساسات و نیازهای شما می‌تواند مادرتان را درک کند و احساس بهتری داشته باشد.
همدلی و حمایت: در پایان، نشان دهید که همچنان حمایت از او را دارید و در دسترس هستید. بیان کنید که برای او همچنان در دسترس هستید و از او حمایت می‌کنید. این نشان دادن همدلی و حمایت می‌تواند به او آرامش دهد و از ناراحتی بیشتری جلوگیری کند.
همچنین به خاطر داشته باشید که هر موقعیتی منحصر به فرد است و ممکن است راهکارهای متفاوتی نیاز باشد. مهمترین نکته این است که با محبت و احترام به مادرتان صحبت کنید و سعی کنید راه حلی پیدا کنید که هر دو طرف راضی و راحت باشند.
User
آیا می‌شود چند کار را همزمان با هم انجام داد؟
اگر تا به امروز تصورمان از انسان‌های موفق، افراد پرمشغله و پرکار بوده است که همزمان با هم چند کار را می‌توانند انجام دهند کاملا اشتباه کرده‌ایم. طبق تحقیقات، انسان‌ها در لحظه نمی‌توانند چند کار را همزمان با هم انجام دهند (حتی خانم‌های خانه‌دار) و اگر می‌بینیم یک شخص در حال انجام چند کار به طور همزمان است، آن فرد در لحظه دارد از یک کار به کار دیگری می‌پرد و در ظاهر دارد همزمان چند کار را با هم انجام می‌دهد و در واقعیت چند دقیقه حواسش به یک کار است و سریع به سراغ کار دیگری می‌رود و چند دقیقه دیگر حواسش به کار دیگری است (خانم‌های خانه‌دار معمولا سریعتر این جابجایی بین کارها را انجام می‌دهند) حال بیاییم با خودمان صادق باشیم، در این شرایط آیا انسان‌ها می‌توانند با تمرکز بالا کار کنند؟ تجربه و تحقیقات نشان می‌دهد که اگر یک کار را تا انتها انجام دهیم و بعد برویم سراغ کار دیگر (به‌جای اینکه دائما از یک کار به کار دیگری بپریم و مرتب جابجا شویم) علاوه بر اینکه تمرکز بالاتری داریم و آن کار با دقت بیشتری انجام می‌شود، زمان انجام کارها هم به طرز چشمگیری کاهش می‌یابد. سوالی که اینجا پیش می‌آید این است که چطور انسان‌ها هنگام رانندگی یا پیاده روی می‌توانند با تلفن صحبت کنند، یا با شخص دیگری حرف بزنند یا حتی کتاب بخوانند؟ دلیل آن این است که رانندگی و پیاده‌روی برای مغز انقدر کار روتینی شده است که نیازی به پردازش اطلاعات خاصی ندارد و به صورت اتوماتیک و با تمرکز بسیار پایین انجام می‌شود و برای همین می‌توانیم همزمان با پیاده‌روی و یا رانندگی، کارهای ساده دیگری را نیز انجام دهیم (پیشنهاد من این است که کارهایی که نیاز به دقت بیشتری دارند مانند کتاب خواندن را در هنگام پیاده‌روی و رانندگی انجام ندهیم، چون به هر صورت هر چقدر هم اتوماتیک انجام شود باز هم قسمتی از مغز در هنگام پیاده‌روی و رانندگی درگیر است.
چرا بعضی انسان‌ها ادعا دارند اگر هنگام مطالعه راه بروند یا به موسیقی گوش دهند مطالب را بهتر متوجه می‌شوند؟ و با توجه به توضیحات بالا چرا بعضی از انسان‌ها چنین تصوراتی را دارند و آیا در این شرایط که هنگام مطالعه به موسیقی هم گوش دهیم، تمرکز بیشتری برای مطالعه خواهیم داشت و راندمان مطالعه افزایش می‌یابد یا فقط این یک تصور است و تاثیر منفی دارد؟ لطفا به طور کامل توضیح دهید.
ChatGPT
ممکن است برخی افراد ادعا کنند که با همزمان انجام دادن کارهای مختلف، مانند مطالعه همراه با گوش دادن به موسیقی، تمرکز بیشتری دارند و عملکرد بهتری را دارا می‌باشند. اما باید توجه داشت که این موضوع بستگی به نوع کار و همچنین خصوصیات فردی دارد. در ادامه توضیح می‌دهم:
تمرکز و پردازش اطلاعات: هنگامی که انسان برای انجام یک کار، مانند مطالعه، به تمرکز بالا نیاز دارد، توجه به کارهای دیگر می‌تواند توانایی پردازش اطلاعات را کاهش دهد. به عنوان مثال، گوش دادن به موسیقی هنگام مطالعه می‌تواند توانایی تمرکز و فهم متن را مختل کند.
تقسیم توجه: اگر کارهایی که همزمان انجام می‌دهید از نوعی کارهای روتین و خودکار هستند که نیاز به تصمیم‌گیری آگاهانه ندارند، ممکن است تقسیم توجه ممکن باشد. به عنوان مثال، پیاده‌روی یا رانندگی، که به صورت اتوماتیک انجام می‌شود و نیاز به تصمیم‌گیری آگاهانه ندارد، می‌تواند با کارهای ساده دیگری همزمان باشد. اما اگر کارهایی که می‌خواهید همزمان انجام دهید نیاز به تصمیم‌گیری آگاهانه و تمرکز بالا دارند، تقسیم توجه ممکن است منجر به کاهش عملکرد شود.
انواع موسیقی: نوع موسیقی که در هنگام مطالعه گوش می‌دهید نیز می‌تواند تأثیر داشته باشد. موسیقی با انرژی بالا و باکلام می‌تواند توجه شما را پرت کند، در حالی که موسیقی آرام و بی‌کلام می‌تواند کمک کند تا در تمرکز و فهم متن بهتر عمل کنید.
به طور کلی، هرچه کارهایی که همزمان انجام می‌دهید از نوع ساده‌تر و خودکارتر باشند و نیاز به تصمیم‌گیری آگاهانه و تمرکز بالا کمتری داشته باشند، توانایی انجام همزمان آن‌ها بیشتر خواهد بود. اما برای وظایفی که نیاز به تمرکز بالا و پردازش اطلاعات دقیق دارند، توصیه می‌شود به طور کامل به آن‌ها تمرکز کنید تا بهترین نتیجه را بگیرید. همچنین، برخی افراد ممکن است توانایی ترکیب کارها را بهتر داشته باشند، در حالی که برخی دیگر ممکن است بهترین عملکرد را با انجام یک کار در یک زمان به‌دست آورند. بهتر است به خود و شرایط شخصیتان توجه کنید و روشی را انتخاب کنید که برای شما بهترین عملکرد را داشته باشد.
User
جمع بندی
در این دوره آموزشی ویدیویی از پیام بهرام‌پور که با همکاری ChatGPT تبدیل به متن شد یا به اصطلاح سایت bookcreator.ir تبدیل به یک کتاب جدید شد، با تکنیک‌ها و ابزارهای متنوعی درباره برنامه‌ریزی و مدیریت زمان آشنا شدیم و متوجه شدیم که باید کارهای روزانه خود را اولویت بندی کنیم و کارهای مهم را با کمک الگو آیزنهاور و قانون 80/20 شناسایی می‌کنیم و در ابتدای روز با انرژی بیشتری انجام می‌دهیم. آموختیم که مهمترین کارها را بر اساس نتایج و تبعات آن‌ها اولویت بندی کنیم و مهمترین کار را به کمک الگو WOOP برنامه‌ریزی کنیم.
لطفا شما هم جمع بندی خود را از این مطالب بفرمایید و در پایان اگر نکات کلیدی دیگری هم باقی مانده است، بنویسید.
ChatGPT
در این دوره آموزشی، با تکنیک‌ها و ابزارهای مختلفی درباره برنامه‌ریزی و مدیریت زمان آشنا شدیم. مهمترین نکاتی که در این مطالب بیان شد عبارتند از:
اولویت بندی: باید کارهای روزانه خود را بر اساس اهمیت و اولویت‌ها مرتب کنیم. الگو آیزنهاور و قانون 80/20 می‌توانند به ما در شناسایی کارهای مهم و موثر کمک کنند.
انرژی صبحگاهی: در ابتدای روز، با انرژی بیشتری به کارهای مهم بپردازیم. این زمان اغلب برای ما بیشترین تمرکز و توانایی را دارد.
اولویت‌بندی بر اساس نتایج: مهمترین کارها را بر اساس نتایج و تبعات آن‌ها اولویت بندی کنیم. این رویکرد به ما کمک می‌کند تا به طور مؤثرتری در رسیدن به اهدافمان پیش برویم.
الگو (WOOP): با استفاده از الگوی WOOP، مهمترین کارها را با دقت برنامه‌ریزی کنیم. این الگو شامل تشخیص و شناسایی آرزو‌ها، بررسی نتایج، شناسایی موانع و برنامه‌ریزی عملی است.
نکات کلیدی دیگری که می‌تواند مفید باشد عبارتند از:
استفاده از تکنولوژی: استفاده از ابزارها و برنامه‌های مدیریت زمان و برنامه‌ریزی می‌تواند به ما در بهبود بهره‌وری و تمرکز کمک کند.
تمرین و عادت‌سازی: برای بهبود مهارت‌های برنامه‌ریزی و مدیریت زمان، تمرین و تثبیت عادت‌های مفید مهم است.
انعطاف‌پذیری و تطبیق: باید آمادگی برای تغییر برنامه‌ریزی و تطبیق با شرایط و ضروریات را داشته باشیم.
مرور و ارزیابی: مرور و ارزیابی منظم برنامه‌ها و پیشرفت‌ها به ما کمک می‌کند تا بهترین استراتژی‌ها را شناسایی و بهبود دهیم.
در نهایت، مهمترین موضوع در مدیریت زمان و برنامه‌ریزی، توانایی انتخاب و تمرکز بر کارهای مهم است. تمرکز بر یک کار و انجام آن تا انتها می‌تواند به بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری کمک کند.
User
این کتاب هم به پایان رسید. برای من تجربه جالبی بود که یک ویدیوی آموزشی را تبدیل به یک کتاب کنم و سپاس از شما که در این راه کنار من بودید و به من کمک کردید.
ChatGPT
خرسندم که تجربه خوبی را در این دوره آموزشی داشتید و از تبدیل ویدیوی آموزشی به یک کتاب بهره بردید. من هم خوشحالم که در این مسیر به شما کمک کردم و در اختیارتان بودم. اگر در آینده نیاز به هرگونه کمک یا سوال دیگری داشتید، من همچنان در اینجا هستم تا به شما کمک کنم. موفق باشید و از اطلاعات جدیدتان بهره‌مند شوید.
